Bedrijven

 

Thuiswerk beleid

Hybride werken is het combineren van verschillende vormen van plaats- en tijdsonafhankelijk werk. Thuiswerken neemt daarbij een steeds grotere plaats in onze samenleving in. Het is daarom cruciaal om afspraken hierover te formaliseren, want bij veel bedrijven is er geen beleid vastgelegd over wie, wanneer mag thuiswerken en welke voorwaarden en vergoedingen daarbij gelden.  

Bij het vormgeven van beleid over hybride werken is maatwerk het advies. Om te komen tot passend thuiswerk beleid dat aansluit bij de behoeften is het belangrijk om werknemers actief te betrekken. De HR afdeling speelt hierin een belangrijke rol. In de Arbeidsomstandighedenregeling en het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn de juridische aspecten over thuiswerken vastgelegd. Belangrijkste conclusie:  

Hieruit volgen twee aspecten:

  1. De fysieke inrichting van alle thuiswerkplekken moet voldoen aan de Arboregels.
  2. Het stimuleren van beweging en regelmatige pauzes is juist bij thuiswerken van belang

 

Inventariseer de behoeften

Door enquêtes af te nemen ontstaat een beeld van wat belangrijk wordt gevonden door uw medewerkers. Naar aanleiding van de resultaten van de enquête kan vervolgens een workshop worden georganiseerd om relevante onderwerpen nader te bespreken met een vertegenwoordiging van uw medewerkers. OrganiZin kan u begeleiden bij het inventariseren van de behoeften en bij het definiëren van uw thuiswerkbeleid. 

Definieer beleid

Aandachtspunten bij het opstellen van thuiswerkbeleid:

  • In welke functies / functiegroepen kan thuis worden gewerkt
  • Welke activiteiten moeten op de bedrijfslocatie plaatsvinden
  • Hoe is communicatie binnen het team en met leidinggevenden geregeld
  • Maximale aantal dagen/uren dat thuisgewerkt mag worden
  • Wat zijn de regels voor flexibele werktijden en overuren
  • Bereikbaarheid
  • Geheimhouding/beveiliging van bedrijfsgegevens
  • Arbeidsomstandigheden thuis
  • Thuiswerkplek inrichting (budget of meubilair beschikbaar stellen)
  • Thuiswerkvergoeding
  • 'Onboarding' nieuwe medewerkers

Het gedefinieerde thuiswerkbeleid moet worden getoetst met de OR. Tevens is het van belang om ook de juridische grondslag te laten toetsen.

Implementeer beleid

Het invoeren van het beleid betekent dat er individuele thuiswerkovereenkomsten worden vastgelegd met alle werknemers.

Daarnaast is het ook belangrijk om het stimuleren van beweging en pauzes een speerpunt te maken in de communicatie met uw werknemers. Ervaring leert namelijk dat mensen juist bij thuiswerken veel te weinig van hun stoel komen.

Een cruciaal element bij het implementeren van het thuiswerkbeleid, is om de thuiswerkplekken van uw medewerkers te optimaliseren.

 

Thuiswerkplek optimalisatie

Voor veel functies is het inmiddels normaal om gedeeltelijk thuis te werken. Regelmatig lukt het medewerkers echter niet om een geschikte thuiswerk-plek te creëren. Dat heeft impact op

  • de medewerker tevredenheid,
  • de efficiëntie en
  • het risico op uitval door ergonomische problemen bij uw personeel.

Door professionele begeleiding te bieden aan de inrichting van een goede werkplek thuis, krijgt u als werkgever meer inzicht en grip op de werkomstandigheden thuis. U kunt dan borgen dat thuiswerkplekken ergonomisch verantwoord zijn, voldoen aan de Arbo voorschriften en beter geschikt zijn om rustig en efficiënt te kunnen werken.  

In de huidige ingewikkelde arbeidsmarkt, is het bieden van persoonlijke ondersteuning tevens een beproefde manier om personeel te binden. Die persoonlijke ondersteuning biedt OrganiZin. De aanpak bestaat uit vier stappen: 

 

Inventariseren

Elke medewerker krijgt een uitleg toegezonden over waar een goede werkplek aan moet voldoen. Gevolgd door een korte enquête over de thuiswerkplek, waarin de medewerker onder andere een cijfer geeft aan de eigen thuiswerkplek. Tevens wordt gevraagd een foto van de thuiswerkplek op te sturen.

Beoordelen

Op basis van de enquête en de foto’s, wordt de thuiswerksituatie van elke medewerker beoordeeld op twee aspecten:

  • Is de thuiswerkplek goed georganiseerd? Dus is er een rustige werkplek beschikbaar, waar niet te veel afleiding is en met voldoende ruimte om prettig te kunnen werken.
  • Zijn er ergonomische aspecten die verbeterd kunnen worden door beschikbaar stellen van geschikt meubilair?

Oplossen

Bij medewerkers waar de thuiswerkplek niet ideaal is om prettig te kunnen werken, wordt in overleg met de medewerker gezocht naar een manier om een rustige en goed georganiseerde werkplek te creëren in diens specifieke situatie. Een thuisbezoek is mogelijk om mee te denken hoe een meer optimale situatie kan worden gecreëerd. Vanuit mijn ervaring als Professional Organizer, overzie ik de mogelijkheden van een huis; vaak kan met eenvoudige ingrepen een ruimte efficiënter worden ingedeeld. Er volgt een advies op maat. Indien gewenst kan ook ondersteuning worden geboden bij het daadwerkelijk realiseren van de nieuwe situatie.

Voor thuiswerkplekken die niet optimaal zijn omdat het meubilair niet adequaat is voor langdurig werken, wordt passend meubilair aangeboden.

Resultaat

Na afronding van het traject wordt aan alle medewerkers die zijn ondersteund bij het optimaliseren van hun thuiswerkplek, nogmaals gevraagd hun werkplek te beoordelen. Deze inventarisatie maakt getalsmatig inzichtelijk waar OrganiZin uw organisatie bij ondersteunt:

  • Optimale thuiswerkplekken bevorderen de medewerker tevredenheid, de productiviteit en het voorkomt uitval van medewerkers door ergonomische problemen.
  • De persoonlijke begeleiding versterkt de binding van medewerkers met uw organisatie.